CDON Group strävar efter att göra affärer på ett ärligt och rakt sätt. Samtidigt är vi medvetna om att alla organisationer kan råka ut för misskötsel på arbetsplatsen. Vi anser att det är vår plikt att göra allt vi kan för att minimera risken för misskötsel inom vår organisation samt att så snabbt som möjligt agera när vi upptäcker brister. Genom att uppmuntra till en öppen och ansvarstagande företagskultur är vi övertygade om att vi kan förebygga tidigare nämnda situationer. Vi förväntar oss att alla anställda arbetar utifrån våra policies, samt rapporterar all sådan misskötsel på arbetsplatsen som gör att vi som en organisation inte lever upp till våra principer. Syftet med denna policy är att alla våra medarbetare ska känna sig trygga och veta att de kan framföra angelägenheter som rör CDON Group utan rädsla för negativt bemötande. Våra anställda ska känna att deras anmälningar som görs enligt whistleblowerpolicyn blir tagna på allvar samt att de hanteras professionellt och konfidentiellt.
Omfattning
Denna policy syftar att tillhandahålla ett tillvägagångssätt för samtliga anställda som har befogade skäl att misstänka att misskötsel förekommer eller riskerar att förekomma inom CDON Group. Denna policy riktar sig till alla anställda och konsulter inom CDON Group.
Roller och ansvar
CDON Group anser att följande punker är exempel på misskötsel som bör rapporteras:
- En kriminell handling har utförts, utförs eller riskerar att utföras.
- En person har inte följt gällande lag, följer inte gällande lag eller riskerar att inte följa gällande lag.
- En anställds hälsa och och säkerhet har blivit hotad, är hotad eller riskerar att bli hotad.
- En medarbetar har brutit, bryter mot eller riskerar att bryta mot CDON Uppförandekod.
- Brott mot lagen har begåtts, begås eller riskerar att begås.
- Miljön har farit illa, far illa eller riskerar att fara illa.
- Manipulation av redovisning eller finansiell data.
- När information om någon av ovannämnda situationer medvetet undanhålls.
Policyn täcker inte angelägenheter så som dåligt eller orättvist ledarskap, ineffektiva system eller brist i återkoppling angående utförande av arbetsuppgifter. Anställda som önskar ta upp frågor inom dessa områden ska i första hand vända sig till sin närmaste chef eller till HR-chefen om ärendet anses relevant.
CDON Group är fast beslutet att förebygga och motverka misskötsel på arbetsplatsen, och att genast agera om situationen uppstår. Anställda är ofta de som först lägger märke till om något är fel på arbetsplatsen men lojalitet till kollegor eller CDON Group kan göra att anställda känner sig hindrade att ta upp problemet.
Förutsatt att misstankar om misskötsel, oaktsamhet eller brister på arbetsplatsen är rapporterade i god tro och inte av illvilja eller för personlig vinning, samt att det finns det goda skäl att anta att ärendet är relevant och den anställde har följt rutinerna för rapportering, kommer ärendet att hanteras enligt följande:
- Så långt som möjligt kommer den anställdes identitet inte att avslöjas, om det inte är nödvändigt för vidare utredning eller om lagen kräver det.
- Den anställde kommer inte utsättas för några trakasserier eller disciplinära åtgärder från CDON Group som ett resultat av att han eller hon rapporterat en incident.
- Så långt som möjligt kommer bevis som kan härledas till den anställde att hållas sekretessbelagda.
Missbruk av den här policyn, till exempel genom att rapportera falska, ondsinta eller grundlösa anklagelser, betyder att den anställda ej täcks av ovannämnt beskydd.
CDON Group hoppas och förväntar sig att samtliga anställda agerar utifrån denna policy.
Hur man gör en anmälan
Anställda ska rapportera sina misstankar om misskötsel till sin närmaste chef. Vi inser att det kan finnas situationer när den anställde inte har möjlighet att tala med sin närmsta chef och vid ett sådant tillfälle ska den anställde i första hand vända sig till personalchefen, finanschefen, VD eller styrelsens sekreterare.
Som anställd kan man lämna en muntlig och/eller skriftlig anmälan. Det måste alltid framgå att man använder sig av Whistleblowerpolicyn samt om den anställde önskar hålla sin identitet hemlig. Närmaste chef, personalchefen, finanschefen, VD eller styrelsens sekreterare kommer att be den anställde att skriva ner sin rapport efter första samtalet. De kommer att bekräfta den skriftliga anmälan och följa upp ärendet.
Om en anställd är missnöjd med hur ett ärende hanterats eller känner att det är omöjligt att ta upp ett specifikt ärende med någon av ovannämnda personer ska den anställde vända sig till någon av ledamöterna i CDON Group’s styrelse.
Hantering av anmälan
CDON Group är skyldig att undersöka och hantera alla anmälningar rättvist, snabbt och konfidentiellt så långt som möjligt. Undersökningens längd och omfattning kommer att bero av ärendets natur. I de flesta fall kommer ärenden att hanteras enligt följande: en inledande undersökning genomförs för att besluta om det finns grund för att fortsätta undersökningen eller om det saknas grund för att fortsätta undersökningen på grund av att anmälan exempelvis är baserad på felaktig information.
Den person som ansvarar för att anmälan behandlas kan sätta upp ett möte med den anställde. Den anställde kan behöva förbereda delar av anmälan skriftligen, dessa punkter kommer sedan att diskuteras i sin helhet under detta möte. Den person som är ansvarig beslutar om vidare åtgärder ska tas och om så är fallet vad som är den lämpligaste åtgärden. Detta kan innebära att den anställde måste närvara på vidare möten med ledningen eller att den anställde ombes lägga fram vidare bevis, som anses nödvänliga. Den anställde kommer, så långt det är möjligt, att informeras om vilka åtgärder CDON Group beslutar att ta och måste hantera sådan information som strikt konfidentiell.
Sekretess
Vi förstår att en anmälan som görs under den här policyn kan innehålla mycket känslig och strikt konfidentiell information som gör att en anställd vill vara anonym. Tyvärr kan vi inte garantera att CDON Group kan hantera och granska alla anonyma rapporter. Det kan visa sig omöjligt att genomföra en pålitlig undersökning om den som ska göra utredningen inte får tillgång till relevant information eller är osäker på om anmälan gjorts i god tro. Vi uppmanar därför alltid den som blåser i visselpipan att inte agera anonymt. Åtgärder för att bibehålla sekretess kring anmälan och den som anmält vidtas så långt som möjligt.
CDON Groups svar
När en anmälan under Whistleblowerpolicyn anses riktig enligt de riktlinjer som anges ovan kan CDON Group agera enligt ett eller flera av följande alternativ: (Listan är inte komplett och det kan tillkomma steg om det anses nödvänligt)
- Ärendet remitteras till styrelsen.
- Ärendet remitteras till en lämplig extern myndighet.
- Ärendet rapporteras till polisen.
Som nämnts tidigare så kommer den anställde så långt som möjligt att informeras om vilka åtgärder som tas och ombes att behandla all sådan information strikt konfidentiellt.
Extern hjälp
Om en anställd, efter att ha följt samtliga steg i Whistleblowerpolicyn, fortfarande känner sig missnöjd med resultatet, kan den anställde under strikt sekretess vända sig till en extern myndighet. Om en anställd beslutar att ta detta steg är han/hon skyldig att informera CDON Groups VD (Paul Fischbein) minst sju dagar innan myndigheten kontaktas.
Den här policyn ska enbart ses som en guide och är inte en del av anställdas anställningsavtal.